首先要说一下复印机的类型；彩色复印机和黑白复印机，如果需要打印带色彩或突出显示的文件，就要用彩色复印机，如果不需要的话，黑白机即可满足使用。
另外，以下是复印机常见的功能，对照地看一下自己公司准备复印机租赁的时候是否都需要，还是只需要其中的一部分。
：双面复印 ，双面复印可以自动在空白纸的两面复印，显然，这样做可以大大节省纸张。
第二：自动进纸(ADF) ，自动进纸功能可以在机内一次性预先储存不多于50张纸，并在复印开始时自动进纸。这可以免去每复印一份文件就要放一次空白纸的烦恼。
第三：分类功能 ，一个分类器包括了10到20个装纸盒，每个纸盒每次都放进一张复印好的纸，这样要同时复印多份的文件就自动完成分类了。一个装纸盒一次可容纳20到100张纸。一些分类器甚至可以完成自动装订和打洞的功能。
第四：文件整理功能 ，文件整理功能能够做到帮你将复印完成的文件分类、装订或打洞。有的整理功能甚至可以自动叠合文件。经过这道工序，所有复印完的文件分类弹出，置于各个不同的出纸架上。
第五：图片模式 ，选择图片模式此项功能，就可以通过减缓复印机磁性滚筒扫描的速度，使得文件中隐藏的图像信息更细致得显现出来，以得到更优质的图像、中间色和更清晰的线条。
第六：缩小/放大功能，此项功能可以将原图像缩小或放大一定的比例复印出来。模拟复印机的缩放比例通常在50%到200%之间，而数码复印机则可以达到25%到400%这个范围。
其他多功能，作为数码复印机的一个特色，多功能包括打印、传真和扫描。这些功能可以作为单独的功能项，也可以组合在一起。随着这些功能而来的问题是内存容量，所以在租复印机时，需要向供应商询问清楚自己实际所需的内存容量。
以上功能，不是所有用户都需要，因此，根据需求选择适合自己公司使用的机器才重要。