在复印机的运行过程中，它的光学系统、机械系统、电路系统，除了正常的磨损外，还受到来自复印机内部和外部的灰尘等杂物的侵害，造成复印品质变差和运行故障。通常，光学系统中的杂物会造成复印件底灰较重，出现黑色斑点，机械化系统中的杂物会造成卡纸，复印件出现污迹等问题。而电路系统因长时间在高压下工作，吸附了大量的粉尘，从而造成电子元件的电阻率降低，引起电流击穿电子元件，烧毁线路板。因此，在日常工作中，我们要注意复印机的清洁与维护。
1. 盖板的清洁
由于盖板接触各处原稿和被手抚摸，会使洁白的塑料衬里或传送带变黑，造成复印件的边角出现黑色污迹。
清洁方法 ：用棉纱蘸些洗涤剂反复擦拭，然后用清水擦拭，再控干即可。注意：不要用酒精、乙醚等有机溶剂擦拭。
2. 稿台玻璃的清洁
由于稿台玻璃容易受到稿件和手的沾污，同时也容易被划伤，所以应定期 清洁保养才能保证良好的复印效果。在工作中要避免用手直接接触稿台玻璃，如有装订，应将原稿上的大头针、曲别针、订书钉等拆掉，并放在指定位置。涂改后的原件一定要等到涂改液干了以后再复印。清洁稿台玻璃时，应避免用有机溶剂擦拭。因为稿台玻璃上涂有透光涂层和导电涂层，这些涂层不溶于水，而溶于有机物质以下部分的清洁工作应由专业技术人员进行：光学系统的清洁、机械系统的清洁、进纸系统的清洁、出纸系统的清洁、电路系统的清洁。
3.复印机的维护
在复印机的使用过程中会产生很多问题，给您的工作带来很多不便。根据我们的经验，把有可能发生的主要问题给您解释一下并给出简便易行的解决方法，以便为您解除一些工作中的烦恼。
现象1：复印件局部出现斑白
这是由于复印机的感光鼓表面受潮结露的缘故，使鼓表面的局部无法带电吸附墨粉，所以复印时局部无法显影。
现象2：开机复印出现全白现象
这是由于复印机运行过程中转印分离电极丝漏电，无法将墨粉由感光鼓转印到复印纸上的缘故。解决措施：开机预热半小时后使用，如仍不能解决由呼叫维修人员。
现象3：复印件皱折
这是由于纸张过潮的缘故，导致复印纸在定影过程中纸张严重变形。解决措施：更换一包新的复印纸。复印纸用多少取多少，不要过多过早地打开包装
现象4：复印件表面出现水波纹状墨迹
这一现象多发生在佳能复印机身上，主要由于显影辊受潮的缘故，墨粉在显影过程中无法正常显影。
4.日常维护方法：
外部环境： 摆放复印机时，将机器放于干燥处，要远离饮水机、矿泉壶、 水源。这样，可防止由于室内潮湿造成的故障。
通 风： 在潮气较大的房间内，要保持通风，以降低室内的湿度，可预防卡纸，印件不清等问题。
预热烘干： 每天早晨上班后，打开复印机预热，以烘干机内潮气。
纸张防潮： 保持纸张干燥，在复印机纸盒内放置一盒干燥剂，以保持纸张的干燥。在每天用完复印纸后应将复印纸包好，放于干燥的柜子内。每次使用复印纸时尽量避免剩余。
电 源： 每天下班，关掉复印机开关后，不要拔下电源插头，以使复印机内晚间保持干燥。
阴雨天气： 在阴雨天气情况下，要注意复印机的防潮。白天要开机保持干燥，晚间防止潮气进入机内。